HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT EMAIL MICROSOFT OFFICE 365

[Hướng dẫn cho Admin và user]

GIỚI THIỆU MICROSOFT 365 EMAIL

Microsoft 365 (trước đây là Office 365) cung cấp một công cụ quản trị mạnh mẽ giúp quản trị viên (Admin) dễ dàng kiểm soát người dùng và cấp phép email. Bài viết này sẽ hướng dẫn Admin các thao tác cơ bản và quan trọng nhất: Thêm mới, Sửa đổi và Xóa/Tạm ngưng tài khoản email người dùng

Ngoài ra, Microsoft 365 cung cấp dịch vụ email Outlook cấp độ doanh nghiệp, giúp tổ chức và giao tiếp chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn là người dùng mới, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để đăng nhập và khai thác tối đa hộp thư điện tử của mình.

Email Microsoft 365 là dịch vụ email chuyên nghiệp do Microsoft cung cấp, sử dụng nền tảng Exchange Online. Đây là lựa chọn phổ biến cho cá nhân và doanh nghiệp nhờ:

• Độ ổn định cao (uptime 99,9%).
• Tích hợp với bộ ứng dụng Microsoft 365: Word, Excel, Teams, OneDrive.
• Khả năng đồng bộ đa thiết bị (máy tính, điện thoại, Outlook, webmail).
• Bảo mật mạnh mẽ với xác thực 2 bước, chống spam và malware.

I. HƯỚNG DẪN DÀNH CHO ADMIN

1. CHUẨN BỊ: ĐĂNG NHẬP VÀ TRUNG TÂM QUẢN TRỊ

Để thực hiện các thao tác quản lý, bạn cần có tài khoản Admin và đăng nhập vào cổng quản trị.

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://admin.microsoft.com/

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên của bạn (thường là tài khoản đầu tiên được cấp phép).

Bước 3: Tại thanh điều hướng bên trái, chọn Người dùng (Users) > Người dùng đang hoạt động (Active users). Đây là khu vực chính để quản lý tất cả tài khoản trong tổ chức của bạn. (như hình bên dưới).

Ghi chú: Dòng email admin@domain.onmicrosoft.com là email mặc định do Microsoft cấp khi đăng ký Office 365. Nó thường dùng để quản trị và dự phòng trường hợp email chính gặp sự cố, không ảnh hưởng số lượng email đã đăng kí

Khuyến nghị: Bật ứng dụng xác thực thông qua email (không nên dùng số điện thoại)

• Vào phần tài khoản của tôi (Bên gốc phải), Chọn bảo mật, Thêm phương thức đăng nhập, Chọn Email và ứng dụng Google Authenticator

• Cài ứng dụng miễn phí “Google Authenticator” từ App Store (iOS) hoặc Google Play (Android) để sử dụng xác thực 2 bước. Khi đăng nhập gặp yêu cầu bảo mật, hãy chọn tùy chọn “I want to use a different authenticator app” và dùng Google Authenticator để nhập mã xác thực.

2. HƯỚNG DẪN TẠO THÊM MỘT NGƯỜI DÙNG(USER) MỚI

Bước 1:  Trong giao diện Người dùng đang hoạt động, Chọn “Thêm người dùng” (Add a user).

Bước 2: Thiết lập cơ bản: 

• Tên hiển thị (Display Name): Nhập Tên và Họ của người dùng. (Ví dụ: Nguyễn Văn A)
• Tên người dùng (Username): Tạo địa chỉ email (Phần trước @). Đây sẽ là tên đăng nhập của họ. (Ví dụ: vana@tencongty.com)
• Mật khẩu (Password): Chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Đặt mật khẩu. Bạn nên chọn Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu tiên để đảm bảo bảo mật.

Hình mô tả bên dưới, Sau đó chọn “Tiếp theo”

Bước 3: Gán giấy phép (Assign Product Licenses):

• Chọn Vị trí người dùng “Việt Nam”,
• Chọn loại giấy phép (License) mà người dùng sẽ sử dụng (ví dụ: Microsoft 365 Business Basic, Standard...). Giấy phép này quyết định người dùng có được sử dụng email (Exchange Online) và các ứng dụng khác không.

Hình mô tả bên dưới, Sau đó chọn “Tiếp theo”

 

Bước 4: Thiết lập tùy chọn (Optional Settings):

• Click vào mũi tên bên phải để mở ra thông tin, chọn Người dùng (không có quyền truy nhập trung tâm quản trị)
• Nhập thông tin vai trò, phòng ban, số điện thoại, v.v., để quản lý nội bộ.

Hình mô tả bên dưới, Sau đó chọn “Tiếp theo”

 

Bước 5: Nhấp chọn “Hoàn tất việc thêm”

Bước 6: Dòng mật khẩu: ***** Nhấp “Hiển thị” (như hình bên dưới), Sao chép mật khẩu để lưu trữ nha -> chọn “Đóng

3. HƯỚNG DẪN SỬA ĐỔI (CHỈNH SỬA) TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG

3.1 Điều chỉnh nhanh tài khoản người dùng (user)

- Nhấp nút 3 chấm dọc tạo dòng user cần chỉnh, Hiển thị bản chọn “Edit username” (như hình bên dưới)

- Nhập tên user mới -> chọn “Save changes”

3.2. Điều chỉnh tên hiển thị

- Nhấp vào ngay tên hiển thị , dòng user muốn điều chỉnh (như hình bên dưới)

- Hiển hiện form, nhập lại tên hiển thị và nhập các thông tin khác (nếu muốn) -> chọn “Save changes”

3.3. Đổi mật khẩu người dùng (user)

- Nhấp vào biểu tượng chìa khóa tại dòng user cần chỉnh

- Chọn “Automatically create a password” -> nhấp “Reset Password”

- Chọn Hiển thị “Show” để hiển thị password, copy password lưu lại nha -> Chọn “Close”

3.4. Xóa tài khoản người dùng (user)

Việc xóa tài khoản cần được thực hiện cẩn thận vì nó liên quan đến dữ liệu của người dùng. Các bước thực hiện xóa tài khoản như sau:

• Tại giao diện Người dùng đang hoạt động, tìm và nhấp vào tên người dùng cần xóa.
• Nhấp nút 3 chấm dọc tạo dòng user cần chỉnh, show bản chọn “Delete user”( như hình bên dưới)
• Tùy chọn dữ liệu: Hệ thống sẽ hỏi bạn muốn làm gì với dữ liệu của người dùng:
  • Giữ lại dữ liệu email: Bạn có thể chuyển dữ liệu email sang một tài khoản khác (chọn người dùng nhận).
  • Giữ lại dữ liệu OneDrive: Bạn có thể chỉ định một người dùng khác có quyền truy cập vào các file trên OneDrive.
  • Giữ lại License: Tích chọn để License được thu hồi và sẵn sàng để cấp phát lại cho người dùng mới.
• Xác nhận xóa: Sau khi xác nhận các tùy chọn bảo lưu dữ liệu, nhấn Xóa (Delete).

Lưu ý quan trọng khi xóa tài khoản người dùng (user):

• Sau khi xóa, tài khoản sẽ được giữ lại trong trạng thái đã xóa mềm (Soft-deleted) trong 30 ngày. Admin vẫn có thể khôi phục tài khoản này nếu cần.

• Sau 30 ngày, tài khoản và tất cả dữ liệu liên quan sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống.

4. TẠM NGƯNG TÀI KHOẢN (KHÓA ĐĂNG NHẬP)

Nếu bạn muốn ngăn người dùng truy cập ngay lập tức mà không muốn xóa dữ liệu, bạn có thể Khóa đăng nhập (Block Sign-in).

• Tại giao diện Người dùng đang hoạt động, chọn người dùng cần khóa.
• Nhấn vào Chặn người dùng (Block User).
• Tích chọn Chặn người dùng này đăng nhập (Block this user from signing in) và nhấn Lưu thay đổi (Save changes).

Lợi ích: Người dùng sẽ bị mất quyền truy cập ngay lập tức, nhưng dữ liệu và License vẫn được giữ nguyên, cho phép Admin có thời gian sao lưu hoặc đưa ra quyết định cuối cùng.

II. HƯỚNG DẪN DÀNH CHO USER

1. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP LẦN ĐẦU

Sau khi được Quản trị viên (Admin) cấp tài khoản và mật khẩu, bạn cần thực hiện các bước sau để bắt đầu sử dụng.

• Sử dụng trình duyệt web là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để truy cập email (hoạt động tốt nhất với trình duyệt Microsoft Edg )
• Truy cập cổng đăng nhập chính thức: https://portal.office.com/
• Nhập địa chỉ Email (Tên người dùng) và Mật khẩu tạm thời mà Quản trị viên (Admin) đã cung cấp.
• Hệ thống sẽ yêu cầu bạn Thay đổi mật khẩu ngay lập tức để bảo mật. Hãy tạo một mật khẩu mạnh (bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt) và ghi nhớ nó.
• Sau khi đăng nhập thành công, chọn biểu tượng Outlook để mở hộp thư email. (Hoặc bạn có thể truy cập https://outlook.office.com/ để vào trực tiếp vào Outlook Web App - OWA)

Khuyến nghị: Thiết lập bảo mật 2 lớp (2FA/MFA) có thể xem lại ở hướng dẫn đăng nhập tài khoản quản trị (admin) bên trên.

- Sử dụng điện thoại di động, hãy sử dụng ứng dụng “Microsoft Outlook”, có sẵn trên App Store (iPhone) và Google Play (Android).

 

2. CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN TRÊN MAIL

2.1 Thêm chữ kí cho email

- Vào cài đặt. Chọn “Account” -> “Signatures”-> Nhập thông tin chữ kí-> chọn “Save”

2.2 Thay đổi múi giờ

- Vào cài đặt. Chọn “General” -> “Language and time”-> thay đổi múi giờ-> chọn “Save”

2.3. Forward email (chuyển tiếp thư)

-Vào cài đặt. Chọn “Mail” -> “Forwarding”-> Nhấp “Enable forwarding” để bật -> nhập địa chỉ email muốn forward đến -> Nhấp chọn “Keep a copy of forwarding messages” -> chọn “Save”

2.4.Thay đổi password email

- Vào phần Icon người dùng-> chọn “Change password” -> nhập thông tin password vào form (hình bên dưới) -> Chọn “Submit”

Lưu ý khi đặt password: Nên từ 12 ký tự trở lên (Microsoft yêu cầu tối thiểu 8 ký tự, nhưng càng dài càng khó bị dò). Kết hợp: Chữ thường (a–z), Chữ hoa (A–Z),Số (0–9).Nên đổi mật khẩu định kỳ (3–6 tháng/lần).

 

2.5. Thay đổi icon user

- Vào phần Icon người dùng -> Nhấp vào logo-> Up hình logo mới-> Chọn “Submit”

III. NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN SỬ DỤNG KHI GỬI EMAIL ĐỂ HẠN CHẾ MAIL VÀO SPAM :

1. TIÊU DỀ VÀ NGÔN TỪ

• Không viết TOÀN BỘ CHỮ IN HOA, không tô màu đỏ hoặc xanh sáng.
• Tránh dùng cụm từ “spam trigger” như: “Nhấn vào đây!”, “Cơ hội duy nhất trong đời!”, “Miễn phí 100%”, “Click ngay”…
• Không lạm dụng dấu chấm than (!!!), dấu hỏi (???), hoặc ký tự đặc biệt (>>>).
• Không dùng từ “kiểm tra” trong dòng tiêu đề (dễ bị gắn cờ).

2. NỘI DUNG EMAIL

• Không gửi email chỉ có 1 hình ảnh lớn hoặc hình quá nhiều mà ít chữ (vì bộ lọc không đọc được hình).
• Tránh từ khóa nhạy cảm hoặc những từ được dùng nhiều trên Internet bị đánh dấu nhạy cảm.

3. KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH DẠNG

• Không dùng HTML cẩu thả (ví dụ copy từ Microsoft Word sang HTML gây lỗi ẩn).
• Hạn chế link rút gọn (bit.ly, tinyurl…) → dễ bị nghi ngờ.
• Không đính kèm file dung lượng lớn hoặc file nguy hiểm (.exe, .zip). Nếu cần gửi tài liệu, nên dùng link Google Drive, OneDrive…

4. NGƯỜI GỬI VÀ NGƯỜI NHẬN

• Không gửi cùng lúc quá nhiều người trong cùng một công ty → tường lửa email nội bộ sẽ coi là spam/tấn công.
• Không gửi nhiều email nội dung giống nhau trong thời gian ngắn.